Quatro etapas para melhorar a governança de sua intranet

Gerenciar uma intranet é um esforço de equipe. Assim, para muitos, a ideia de governar sua intranet pode parecer um pouco avassaladora, mas não precisa ser! Portanto, a governança eficaz da intranet fornece clareza sobre as metas e objetivos do projeto, cria um caminho para aprendizado e revisão e, em geral, mantém os funcionários na mesma página. 

Então, aqui estão 4 etapas para melhorar a governança de sua intranet:

1. Comece com uma estratégia e um mandato claros

A maneira mais simples de criar uma política de governança de intranet forte e simplificada é dividir tudo em departamentos claros. Pense nos objetivos da sua intranet. Para que serve e para quem?

Você também deve esclarecer seu mandato. Isso pode incluir os valores e o ethos de sua organização, informados por sua declaração de missão e visão geral. Você também deve ser claro sobre o papel das comunicações internas. Qual é o seu propósito dentro da sua organização? Conhecer esses princípios orientará qualquer tomada de decisão sobre assuntos relacionados à intranet no futuro.

2. Designar alguém para ser responsável pela intranet

A governança eficaz requer uma estrutura que alimente os processos de tomada de decisão e planejamento para a intranet da sua empresa. Pois, ele fornece suporte para a equipe e garante que tudo funcione perfeitamente. 

Então, saber quem tem autoridade para tomar decisões e aprovações é fundamental para toda essa política. Gostamos de chamar isso de “super administrador” ou chefe da intranet. Essa pessoa será a quem seus funcionários recorrerão quando se depararem com um problema. Esse usuário tem a capacidade de fazer atualizações ou upgrades de software e resolver quaisquer problemas de solução de problemas. 

3. Descreva as responsabilidades de todos

Há muitas funções envolvidas na execução de uma intranet, desde a produção de conteúdo até a criação da estrutura do site. Não há uma abordagem única para todos aqui. Para algumas organizações, uma função será realizada por uma ou mais pessoas ou vice-versa. Independentemente do número ou distribuição desses papéis, eles devem ser claramente definidos e comunicados em toda a empresa. 

Certifique-se de documentar as responsabilidades para que não haja confusão sobre quem é responsável pelo quê.

4. Reúna regularmente feedback sobre a governança de sua intranet 

Falamos muito sobre a importância de coletar dados e analisar métricas , e isso se aplica absolutamente aqui também! Pois, a governança de sua intranet deve incluir ferramentas para coletar feedback e os sistemas para agir em qualquer mudança. 

Assim como em outros aspectos de suas comunicações internas, o feedback do usuário é fundamental para melhorar sua intranet, abordando quaisquer problemas à medida que eles surgem. Além disso, você pode configurar grupos formais de usuários, proprietários de conteúdo e superusuários que podem fornecer feedback controlado mais estruturado regularmente.

Conclusão

Aí está! Lembre-se, sua estrutura de governança não deve ser excessivamente complicada ou rígida. Está simplesmente lá para manter as coisas funcionando sem problemas. 

Entretanto, se você está no mercado para um novo software de intranet, também podemos ajudá-lo. Nossa solução é fácil de usar, repleta de recursos que você precisa para realizar seu trabalho com eficiência, e também forneceremos mais práticas recomendadas ao longo do caminho. Então, reserve sua demonstração gratuita.