Check-List das melhores práticas para o lançamento da intranet

Então, você fez sua lição de casa. Você explorou e escolheu uma plataforma de intranet que melhorará como as pessoas de sua organização operam, se comunicam e colaboram. Portanto, agora é hora de lançar sua nova ferramenta dinâmica. Como você gera buzz no escritório? E como você faz com que as pessoas usem e adotem no longo prazo?

Selecionamos as principais atividades e decisões que são feitas ou tomadas durante a implementação de uma intranet para que o lançamento seja um sucesso: 

1. Defina um gerente da intranet

O envolvimento dele pode ser crucial para ajudá-lo a fazer as coisas ou tomar decisões. Assim, ele pode atuar como seu aliados, proporcionando uma liderança clara e decisiva na intranet. Contudo, o gerente também pode ter uma função dupla e também ser uma parte interessada principal.

2. Defina os objetivos

Faça e responda às perguntas – “Por que a intranet está aí?” e “Como saberemos se ela é um sucesso?” Isso pode ser feito em discussão com o gerente e em conjunto com as partes interessadas, mas não deve ser uma atividade definitiva. Entretanto, há benefícios em revisitar e refinar os objetivos.

3. Determine as expectativas do usuário

Ao obter essas informações, você não oferecerá garantia de que tudo será entregue, mas ajudará a descobrir os elementos “obrigatórios” e “gostaria de ter”. Pode ajudá-lo a tomar decisões sobre quais recursos e conteúdo devem ser priorizados para o lançamento da intranet, e o que pode seguir como parte da evolução.

4. Promova a intranet

Na verdade, isso é algo que já começou, observação e entrevistas você terá mencionado a nova intranet e, esperançosamente, terá começado a entusiasmar as pessoas de que algo melhor está por vir. Além do boca a boca e da promoção informal, também pode ser a primeira atividade de marketing. Uma campanha de teaser para criar expectativa para a nova intranet poderia ser uma das primeiras atividades de marketing.

5. Envolva os usuários no planejamento

Ter a dupla função de ser também uma atividade de “engajamento” envolvendo os usuários nas decisões de como estruturar o conteúdo é fundamental na construção de uma estrutura de intranet que seja intuitiva e que forneça contexto para o conteúdo descoberto por meio de pesquisa. Um exemplo clássico de tal atividade é uma classificação de cartão, em que os usuários são solicitados a agrupar o conteúdo.

6. Nomeie a intranet

Concursos de nomenclatura podem ser uma forma eficaz de promover o interesse pela intranet, assim como votar em opções “preferenciais”. No entanto, é importante que o equilíbrio certo seja alcançado entre esta atividade e outras. Um nome pode ser desejável, mas uma estrutura intuitiva com conteúdo relevante e preciso é uma prioridade maior.

Conclusão

Governança significa ter um processo para tomar decisões e, como tal, deve começar durante as primeiras conversas com o gerente da Intranet e a fase de definição de objetivos e, em seguida, sustentar tudo o que você fizer na implementação e após o lançamento.

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