Como evitar que sua intranet se torne um terreno deserto

As intranets devem ajudar a criar locais de trabalho conectados e vibrantes, mas uma intranet mal projetada e mantida faz exatamente o oposto.

Se isso soa como sua situação, não se desespere! Aqui estão algumas práticas recomendadas de intranet que aumentarão a participação e envolverão seu pessoal.

Melhores práticas de intranet

Faça sua intranet o modo de comunicação preferencial

Sua intranet deve ser o local onde tanto as comunicações internas oficiais são publicadas quanto as conversas informais acontecem. Se ainda não é o meio de comunicação preferido em sua organização, é hora de pensar em como transformá-lo em um.

O primeiro passo é desencorajar e eventualmente eliminar outros meios de comunicação interna, como boletins informativos, longos tópicos de e-mail, clientes de bate-papo desatualizados, etc. Isso torna a transição para a intranet da sua empresa um acéfalo.

Mais importante, porém, você vai querer usar sua intranet como uma ferramenta para um tipo de comunicação mais aberto e relevante.

Intranet como uma ferramenta para conectar digitalmente

Para tirar o máximo proveito de sua intranet, você precisará considerar as maneiras pelas quais ela pode ser melhor utilizada para diminuir as distâncias entre seus funcionários remotos.

Sua intranet é a maneira mais fácil para funcionários remotos e escritórios satélites distantes manterem contato uns com os outros e realizarem negócios. Mas para que isso aconteça, sua intranet deve incluir:

• Mensagens instantâneas : um must-have para ajudar a facilitar um local de trabalho digital mais conectado
• Feed de notícias : isso permite que os funcionários remotos vejam o que está acontecendo na sede e permaneçam envolvidos com as atualizações e a cultura da empresa. Também permite que eles publiquem suas próprias informações e notícias na sede e em outras filiais.
• Capacidade móvel : isso é absolutamente fundamental, especialmente se sua força de trabalho nem sempre tem acesso a um computador.
• Chamada de vídeo : uma excelente maneira de realizar reuniões e melhorar a colaboração pessoa a pessoa em longas distâncias.

Feed de notícias para conteúdo relacionável e envolvente

Para manter seu pessoal engajado e ativo na plataforma, você precisará compartilhar atualizações e promover postagens que agradem aos interesses deles e celebrem suas contribuições à sua organização.

Aqui está uma pequena amostra de tipos de conteúdo que você pode usar para chamar a atenção de seu pessoal:

• Sucessos de vendas
• Anúncios de promoção
• Detalhes do evento da empresa
• Gritos públicos para reconhecer realizações individuais
• Anúncios de eventos e conferências
• Anúncios de novos funcionários
• Anúncios de novos clientes
• Artigos de notícias sobre sua organização

Você continuará publicando atualizações importantes, mas seu feed de notícias deve ser sobre as pessoas que fazem da sua empresa o que ela é, não apenas resultados de negócios e relatórios de ganhos trimestrais.

Armazene todas as informações pertinentes

A outra causa de morte da intranet é o cluster de páginas, abordagem de um milhão de pastas. Um funcionário à procura de um documento importante que explique os benefícios de saúde de sua empresa não precisa se aprofundar em um labirinto de diretórios de arquivos sem saída e páginas de décadas para encontrar o que está procurando.

Sua intranet deve manter todos os arquivos em um local compartilhado pesquisável. Dessa forma, tudo o que um funcionário precisa fazer é procurar por “Benefícios” e o documento fica instantaneamente à sua frente.

Conclusão

Seguir essas práticas recomendadas de intranet fará com que seus funcionários usem sua intranet, mas também os manterão ativos nela. Ter uma interface digital próspera como uma extensão do(s) seu(s) escritório(s) cria um local no qual seu pessoal pode interagir e colaborar, unir equipes distantes e compartilhar vislumbres de suas vidas fora do trabalho. Jogue fora essa intranet desatualizada e veja como o Intra nossa solução de intarnet facilitará atingir estes objetivos.