Gerenciamento de documentos na intranet

Esteja você ainda usando cópias físicas em papel ou perdendo seus documentos em pastas compartilhadas desordenadas, essa é a vida quando você ainda precisa adotar um sistema centralizado de gerenciamento de documentos digitais em sua intranet. Vamos dar uma olhada em alguns dos benefícios de usar o gerenciamento de documentos da intranet.  

1. Economiza espaço com a Intranet

Você pode dizer adeus a esses enormes armários de arquivo de metal depois de integrar com sucesso seus documentos em sua intranet. Eles não são apenas desagradáveis, mas ocupam muito espaço em seu escritório – e em uma época em que o espaço físico do escritório está se tornando cada vez mais precioso, você quer ter certeza de que cada centímetro quadrado está sendo usado de forma eficaz. Além disso, o espaço físico do escritório pode ser algo que você não quer mais ter! Com a ampla adoção do home office, ter um espaço físico para os documentos da sua empresa pode ser ineficiente…

2. Aumenta a eficiência e a produtividade

Você pode ser uma das 40% das empresas norte-americanas que adotaram um modelo de trabalho híbrido (se não totalmente remoto). Nesses casos, como você faz com que trabalhadores remotos acessem documentos importantes que estão fisicamente armazenados no local? Você precisaria de um colega para encontrar o documento, digitalizá-lo e enviá-lo por e-mail para o funcionário remoto. Isso é um monte de aros! Com as soluções de gerenciamento de documentos da intranet, o acesso a esse documento pode ser tão rápido quanto um único clique. Claro, existem certos documentos que você não quer acessíveis em um único clique… 

3. Conformidade e segurança na Intranet

Nem todos na organização precisam de acesso a todos os documentos existentes. Essa não é apenas uma boa prática de segurança, mas muitos tipos de negócios têm diretrizes de conformidade diferentes, e a falha em segui-las até um “t” pode resultar em multas, ações judiciais e responsabilidades. A solução de intranet do Intra permite definir níveis personalizados de segurança e privacidade para diferentes documentos, promovendo a conformidade e garantindo que as regras sejam seguidas. 

Com nossa solução, você pode até automatizar certos processos que precisam ocorrer quando determinados arquivos são enviados ou acessados. Os fluxos de trabalho permitem que você fique tranquilo, garantindo que sua intranet mantenha você e sua empresa seguros. 

4. Maior colaboração

Por fim, ao ter seus documentos em uma única fonte de verdade, você está capacitando os funcionários para trabalhar em vários departamentos! Se o departamento de vendas quiser saber o que o marketing está fazendo, pode verificar a intranet. Os trabalhadores precisam verificar os regulamentos e o uso dos computadores da empresa? Felizmente, a equipe de TI também carregou isso na intranet! Ao manter todos informados, você cria uma experiência de trabalho mais transparente e, portanto, mais eficiente.