Motivos para usar sua intranet para criar uma base de conhecimento

Toda organização está repleta de informações internas cruciais para os funcionários. No entanto, sem a indexação adequada de conteúdo ou uma ferramenta de pesquisa avançada, como uma Intranet, documentos críticos acabam perdidos e não lidos. Ter uma base de conhecimento bem organizada ou wiki da empresa em sua intranet é uma excelente maneira de exibir conteúdo e orientar os funcionários para informações que os ajudem a realizar seu trabalho sem interrupção.

O que é uma base de conhecimento na Intranet?

Uma base de conhecimento é uma coleção de conteúdo que é a força vital de sua organização. É o ABC de tudo que seus funcionários precisam saber e pode conter uma variedade de documentos diferentes para atender às necessidades do negócio. Por exemplo: 

• Um manual do funcionário – Qualquer endereço de escritório relevante e detalhes de contato, pacotes de benefícios para funcionários, estrutura organizacional e detalhes de contato atualizados de colegas
• Valores e cultura – O que faz sua organização se destacar dos concorrentes e os valores importantes que você deseja que os funcionários incorporem
• Onboarding – Documentos que mostram sua empresa para novos funcionários, explicando como as coisas funcionam e o que esperar nas primeiras semanas
• Detalhes do atendimento ao cliente – Tudo o que as equipes internas precisam para oferecer suporte aos clientes diariamente
• Finanças – Detalhes sobre ações e ações relevantes, folha de pagamento, informações fiscais e bônus da empresa
• Calendários – Uma lista de datas relevantes que podem ser globalmente apropriadas, dependendo dos locais dos escritórios 
• Informações de marketing – Quais são suas atividades de marketing atuais e como os funcionários podem apoiar a promoção externa da empresa
• E muito mais!  

Conhecimento é poder 

Como as organizações bem-sucedidas sabem, há alguns benefícios de longa data para a empresa centralizar o conteúdo e disponibilizar as informações prontamente para os funcionários. Aqui estão os principais motivos para usar uma base de conhecimento de intranet:

1) Uma base de conhecimento pode melhorar a produtividade

Fornecer acesso rápido a todas as informações de que seus funcionários precisam garante aumentar a produtividade. Em vez de perguntar a um gerente, esperar por uma resposta ou buscar informações do RH ou de outro funcionário, eles mesmos podem encontrar a resposta por meio da base de conhecimento. Isso também libera profissionais de RH e TI que gastam tempo respondendo às mesmas perguntas.

2) As páginas da intranet incentivam a qualidade e a consistência do conteúdo 

Quando tudo é armazenado por meio de uma base de conhecimento, a qualidade do conteúdo pode ser facilmente gerenciada e sujeita a atualizações regulares e controle de qualidade. O uso de um editor de intranet com modelos, por exemplo, permite que comunicadores e gerenciadores de intranet facilmente definam padrões pelos quais todo o conteúdo precisa aderir. Por meio de treinamento simples (ou documentação de fácil acesso), os autores de conteúdo com as permissões relevantes podem criar e publicar conteúdo de alta qualidade que esteja de acordo com as expectativas da empresa, em vez de criar seus próprios padrões e se afastar da marca interna ou do tom de voz.

3) Um wiki da empresa pode aumentar a colaboração e unir uma força de trabalho dispersa

Os comunicadores internos sabem que a colaboração entre colegas de trabalho é vital para uma cultura de trabalho coesa e próspera. Uma base de conhecimento organizada significa que todos têm acesso ao mesmo volume de informações, o que significa que eles entram em contato com seus colegas para fins de colaboração e não para perguntas que poderiam ser facilmente respondidas em outro lugar. Isso simplifica qualquer necessidade de comunicação interna, pois há uma linha de base de conteúdo que já está sendo utilizada diariamente por quem precisa.

Conclusão

Há uma abundância de estratégias e ferramentas para dar suporte às comunicações internas, mas errar significa informações isoladas, funcionários desconectados e, em última análise, uma perda da cultura do local de trabalho.