Como uma intranet pronta para uso do SharePoint evita Shadow IT

O WhatsApp é uma plataforma de mensagens totalmente gratuita, certo? Bem, se sua instituição organização ficar a par de um gerenciamento de políticas desonesto e sem brilho, o WhatsApp pode custar caro. Shadow IT tornou-se cada vez mais um problema à medida que os funcionários obtêm acesso a computadores em seus bolsos.

Antes de nos aprofundarmos vamos primeiro examinar cada termo de perto e defini-los para fins de clareza.

• Shadow IT: O uso de sistemas, dispositivos, software, aplicativos e serviços de tecnologia da informação sem a aprovação explícita do departamento de TI
• Política desonestos: Política não examinada e aprovada pelos departamentos apropriados e, o mais importante, não vive de sua única fonte de verdade.

Com essas definições em mente, vamos mergulhar em como avaliar se sua organização está a par da Shadow IT e da política desonesta.

Síndrome de Shadow IT: você está infectado?

Antes mesmo de começarmos é importante descobrir se você é atormentado por esses problemas em primeiro lugar. Existem alguns sinais de alerta a serem observados:

• Os funcionários estão usando telefones e laptops pessoais (sem aprovação de TI)
• Arquivos e documentos relacionados ao trabalho estão sendo compartilhados em um canal não aprovado pela TI, como Google Drive ou DropBox
• Os funcionários estão usando contas de e-mail pessoais para realizar negócios oficiais

Uma das principais razões pelas quais a política desonesta e o Shadow IT estão em alta é que uma organização não possui um hub centralizado para todas as políticas, documentos, bases de conhecimento e envios de tickets de suporte – chamamos isso de “ única fonte de verdade ”.

Sua intranet é o local ideal para políticas viverem, pois todos em sua organização têm acesso a ela. Ela foi desenvolvida especificamente com recursos que dão suporte e elevam a conformidade. Trabalhando em estreita colaboração com o RH, você, como TI, pode criar um banco de dados de todas as políticas importantes — e criar novas conforme achar adequado — e garantir que todos os funcionários as leram e concordaram com elas. Dessa forma, você tem um registro de todas as precauções que tomou para garantir que os sistemas usados ​​em sua organização atendam a leis e regulamentos federais importantes.

Coloque todas as suas políticas em uma intranet

Embora certas intranets construídas em Seattle possam ser amplamente utilizadas na indústria, elas carecem de recursos importantes que as reforçam como uma única fonte de verdade dentro de uma organização. Com o software Intranet Connections, você obtém uma solução pronta para uso que requer pouca configuração, com poderosas ferramentas de gerenciamento de políticas integradas, como ler e concordar, e comunicações push lembrando os funcionários de cumprir suas políticas . Além disso, como muitos de nossos 1.600 clientes estão no setor financeiro, reunimos muitos recursos, incluindo histórias de sucesso , ferramentas e modelos , e blogs sobre como utilizar melhor uma intranet financeira .

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