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Teams: comunicação e colaboração mais eficaz para sua empresa

Por Erick Alves de Moura
Teams: comunicação e colaboração mais eficaz para sua empresa
 

A comunicação é essencial em todas as facetas de nossa vida. A maneira como nos comunicamos com nossos parceiros, amigos e especialmente nossos colegas é importante, e uma interrupção na comunicação pode ser prejudicial para seus negócios e relacionamentos. Então, como podemos melhorar a comunicação e, ao mesmo tempo, aumentar a eficiência geral, os lucros e as interações com as partes interessadas? 

Uma melhoria na comunicação por meio de tecnologias sociais pode melhorar a produtividade. Portanto, é vital que as empresas implementem ferramentas que sejam fáceis de usar, possibilitem colaborações, sejam omnicanal por natureza e facilitem o compartilhamento de conhecimento não apenas entre equipes, mas departamentos e empresas como um todo.

Simplifique as comunicações com os canais

Uma vez que as equipes foram organizadas, os canais podem ser criados. Os canais são grupos / tópicos específicos com os quais as pessoas podem interagir e se comunicar sobre os tópicos relevantes do canal (como visto na captura de tela abaixo). Você pode personalizar seus canais, fazer quantos quiser e ser tão amplo / específico quanto quiser – os canais também atuam como antolhos e permitem que você se concentre. Na verdade, com a integração perfeita com o Outlook, você pode organizar sua caixa de entrada e enviar e-mails diretamente para o canal da equipe relevante, conforme mostrado nas imagens abaixo.

Além disso, os usuários podem @ [nomear] destinatários específicos em bate-papos em grupo para garantir que eles recebam notificações e até mesmo enviar GIFS entre si para tornar os bate-papos divertidos. Os usuários também podem optar por enviar mensagens diretas uns aos outros por meio de equipes que funcionam como conversas pessoais.

Use o Office 365 ao máximo

As equipes podem parecer simplistas neste ponto, mas fica muito, muito melhor. O Teams não é ‘apenas mais um aplicativo da Microsoft’; é a cola que mantém todo o pacote Office 365 unido em uma única plataforma.

O Office 365 é essencial para qualquer empresa. Inclui os aplicativos que todos nós conhecemos e amamos: Word, PowerPoint, Excel, Outlook, OneNote, SharePoint, OneDrive. Portanto, se um membro da equipe compartilha um link para um documento ou planilha, todos os membros da equipe podem acessar o arquivo e observar as alterações feitas em tempo real. Isso permite interações e colaborações extremamente rápidas – o que significa que o trabalho é concluído de forma proativa, produtiva e profissional

Organize reuniões de qualquer lugar com qualquer pessoa

A maioria das pessoas conhece a capacidade das equipes para conferências na web. No entanto, o Teams deu um passo além, o que o tornou uma das plataformas mais inovadoras para chamadas e comunicações personalizáveis. Desde a fusão do Skype for Business com o Teams, o Teams se tornou uma das soluções de TI de negócios mais confiáveis ​​e versáteis, que pode conectar de 50 a até 10.000 usuários em uma única chamada.

Evite duplicação no Teams

Antes de criar uma nova equipe, verifique se há outra equipe com a mesma finalidade ou com o mesmo nome que a Microsoft não verifica se há equipes duplicadas. Isso pode resultar em grande confusão, o que pode afetar a produtividade do seu funcionário. Para evitar esse problema, recomendamos que apenas gerentes ou membros da equipe sênior dentro da empresa criem equipes. 

Considere equipes separadas para projetos

É óbvio que os funcionários de uma organização trabalhem em mais de um projeto que pode não ser baseado em departamento. Portanto, as equipes baseadas em projetos podem manter todos sob controle e ajudá-los a organizar documentos e localizá-los quando necessário. Isso também é extremamente útil quando novos membros se juntam a uma equipe e encontram todos os detalhes do projeto em um só lugar.

Atalhos do Teams

Se você deseja agilizar o seu tempo no Teams, descobrimos alguns atalhos úteis que permitem que você acesse certos recursos ainda mais rápido:

Atalhos de mensagens

  • Ctrl + 1 – Abrir atividades
  • Ctrl + 2 – Abrir chat
  • Ctrl + 3 – Abrir equipes
  • Ctrl + 4 – Abrir calendário
  • Ctrl + 5 – Abrir chamadas
  • Ctrl + 6 – Abrir documentos

Atalhos para reuniões e chamadas

  • Ctrl + Shift + A – Aceitar uma video chamada
  • Ctrl + Shift + S – Aceitar uma ligação
  • Ctrl + Shift + D – Recusar uma ligação
  • Ctrl + Shift + C – Inciar uma ligação
  • Ctrl + Shift + U – Iniciar uma video chamada

Se você opera um negócio, então opte por nossa solução de Intranet no Microsoft Teams e obtenha o melhor fluxo de trabalho de colaboração em vigor.

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