O tempo é tudo – dicas para melhorar a comunicação dos colaboradores

Somente coisas boas acontecem quando você se encontra no lugar certo na hora certa. No folclore moderno, o momento certo é muitas vezes um evento fortuito – passar por uma sorveteria no momento em que começam a distribuir cones de graça. Nas comunicações, entretanto, você não precisa ter esperança, desejar ou adivinhar. Ou seja, o tempo está sob seu controle, e que ferramenta poderosa é!  

Assim, falando sobre o tempo dentro de uma estrutura de comunicação, estamos procurando compartilhar mensagens no momento ideal para causar impacto. Portanto, isso pode estar relacionado à hora do dia, ao sentimento atual na organização e à regularidade das mensagens. Vamos explorar …  

Qual é a hora do relógio? Relógio de quem?  

Então, enviar informações aos funcionários e pedir uma resposta ou ação de “ler e confirmar” às 17h de uma sexta-feira não vai lhe dar bons resultados. Sendo assim, também não funcionará muito bem se você enviar uma pesquisa sobre um evento uma ou duas semanas após o fato.   

Então nem estamos falando sobre a equipe em um fuso horário diferente!  

Portanto, o momento em que as pessoas recebem informações afeta a forma como elas leem e entendem esse conteúdo. Então, isso o torna uma ferramenta bastante poderosa no arsenal de um comunicador. Aqui estão algumas etapas para liberar todo o seu potencial:  

1. Use um plano de comunicação:   

Saber quais informações precisam ser divulgadas lhe dará um cronograma para planejar as comunicações de forma eficaz. Pois, a maioria dos planos de comunicação tem um formato de calendário para programar mensagens por data, ir além e incluir hora. Assim, isso será especialmente útil se você tiver equipes baseadas em fusos horários diferentes!  

2. Observe os dados:   

Quando é o momento ideal para compartilhar informações? Como todas as coisas na vida, depende. Claro, você pode fazer uma estimativa calculada para não enviar mensagens depois das 17h, mas a melhor ideia é olhar os números. Mas dependendo do software que você usa, você pode ver análises relacionadas ao tempo. Entretanto, caso contrário, você precisará estudar isso manualmente. Faça anotações e experimente suas descobertas para encontrar o momento perfeito para compartilhar diferentes tipos de informações.  

Você está lendo a sala?  

Dados, números e experimentos relacionados ao tempo só o levarão até certo ponto. O aspecto fascinante do tempo é que ele também está relacionado ao contexto. Por exemplo, é o momento certo para enviar uma fanfarra de mensagens sobre um piquenique de equipe que está por vir, logo após a organização demitir vários funcionários?  

Não, muito provavelmente, você acabará com a equipe chateada e não será um piquenique muito alegre.   

O exemplo acima é um exagero do que realmente aconteceria no local de trabalho. Na prática, essas interações são muito mais sutis. Isso significa que você deve levar em consideração os sentimentos de cada funcionário antes de enviar uma mensagem? Não. Mas mantenha seu ouvido atento e estabeleça conexões com os funcionários de todos os departamentos para que você esteja ciente do que está acontecendo no trabalho das pessoas e na vida pessoal.   

“Como na comédia, quando se trata de feedback, o tempo é tudo.” –  Tracy Cote, diretor de pessoal, Zenefits  

Durante tempos incertos (como uma pandemia global), o momento contextual pode ser difícil de dominar. É um momento estressante para muitos, e você não pode atrasar o envio de informações importantes à espera da hora certa. Novamente, volte ao básico e leia a sala. Descubra o que as pessoas querem ouvir. Equilibre mensagens negativas e mais sérias, destacando histórias positivas.   

Não se esqueça de gerenciar a sobrecarga de conteúdo!  

Nove leram e confirmaram lembretes, um boletim informativo e uma pesquisa enviada com uma hora de diferença? É muita informação para assimilar …   

Para garantir que seu conteúdo tenha um impacto, você precisa dar ao seu público tempo suficiente para processar cada mensagem. Isso pode ser difícil de gerenciar quando diferentes departamentos e a equipe de liderança vêm até você com solicitações. Um plano de comunicação multifuncional ao qual os chefes de departamento ou gerentes têm acesso pode ajudar.  

Outro truque é segmentar seu público com base em posição, equipe ou mesmo selecionar grupos de interesse. Garantir que apenas as pessoas relevantes envolvidas recebam a mensagem diminuirá a sobrecarga de conteúdo e aumentará a probabilidade de as pessoas lerem e enviarem mensagens diferentes.   

O tempo é tudo, especialmente em uma crise 

Quando surge uma crise (interna ou externa), a resposta geral é jogar o livro de regras pela janela e entrar em pânico. Vamos dizer mais alto para as pessoas que estão atrás: o pânico não é um plano.  

Uma comunicação cuidadosa e consistente é crucial quando você está nos momentos bons e nos maus. Em tempos de crise, aumento de volume, urgência e seriedade ocorrerão, mas todas as mesmas regras ainda devem ser aplicadas.  

Para evitar uma confusão em pânico, estabeleça diretrizes de comunicação e melhores práticas. Dessa forma, você preparará seu público para o que esperar das comunicações e as ações que podem ser necessárias.   

Também nunca é tarde para começar. Veja o que é um software de Intranet e como ele pode ajudar a impulsionar seus esforços de comunicação hoje.