Melhores práticas para conversas no Microsoft Teams

O Microsoft Teams tem tudo a ver com a colaboração com colegas de trabalho e membros da equipe da maneira mais eficiente possível. Assim uma grande parte disso é, obviamente, conversar com outras pessoas dentro do aplicativo. Embora as tecnologias de mensagens não sejam nada novas, existem algumas nuances e recursos úteis que vale a pena conhecer no bate-papo do Microsoft Teams e nos canais.

A primeira etapa é estabelecer como você está tentando se comunicar. Você precisa…

… De um bate-papo individual?

… Ou de um pequeno bate-papo em grupo que precisa acontecer em particular?

… Ou ainda de um bate-papo público sobre um projeto ou processo de negócios que outras pessoas podem querer consultar?

O Microsoft Teams tem uma opção para cada uma dessas situações e elas são divididas entre conversas de bate-papo e conversas de canal. Portanto continue lendo para obter uma análise das melhores práticas confiáveis ​​para conversas bem-sucedidas em equipes.

Teams – Bate-papo

O bate-papo é a principal funcionalidade de mensagens do Microsoft Teams. Assim ao ter um bate-papo individual, você pode enviar mensagens, ligar, compartilhar a tela e adicionar outras pessoas à conversa, tudo em uma única interface.

As conversas em bate-papo, seja com uma pessoa ou um grupo, são todas lineares. Um dos principais recursos que diferenciam o Microsoft Teams, no entanto, é a capacidade de adicionar outra pessoa ao chat e compartilhar seu histórico de conversas com ela (lembre-se de que isso só pode ser feito em um chat em grupo existente). Entretanto você também pode adicionar um novo participante sem compartilhar o histórico de bate-papo anterior.

Melhores Práticas

A interface de bate-papo no Microsoft Teams é bastante direta, mas aqui está um resumo rápido de recursos notáveis ​​que todo usuário deve conhecer:

Formatação: clicar em “A” na parte inferior da caixa de bate-papo abrirá uma variedade de opções para formatação de alto nível e personalização de suas mensagens – pense em Rich Text Format. Assim você pode criar listas, negrito e itálico, adicionar citações e cabeçalhos e muito mais. 

Notificações: o “!” ao lado de “A” permite que você marque as coisas como Padrão (padrão), Importante ou Urgente. Ou seja, Padrão resultará em um alerta normal, Importante produzirá um alerta com uma exclamação e Urgente enviará consistentemente uma mensagem a alguém a cada dois minutos por 20 minutos no total. 

Reuniões: você pode agendar uma reunião com colegas de trabalho diretamente da janela de bate-papo individual. Assim você pode selecionar um canal para se reunir, convidar outras pessoas, selecionar um local físico para a reunião e muito mais. 

Fixando conversas: você tem a opção de fixar as principais pessoas com quem deseja conversar. Isso economiza o tempo de ter que pesquisar em sua pasta “Recentes” por diferentes pessoas ou chats em grupo. Há um limite de 15 pinos para o pessoal superpopular.

Guias: você pode adicionar guias diretamente às janelas de bate-papo de bate-papos individuais e em grupo. Se você e outra pessoa estão constantemente colaborando em um PowerPoint, você pode adicionar uma guia do PowerPoint diretamente na janela de bate-papo. Se estiver colaborando em uma planilha por um longo período, você pode adicionar a guia Excel.

Teams – Canais

Separados do menu de bate-papo, os canais em equipes são locais onde grupos maiores podem discutir, compartilhar imagens, colaborar em arquivos e assim por diante. A interface é bastante semelhante à interface do bate-papo, exceto que aqui não há opção “Urgente”, então não há chance de todo o grupo ser bombardeado com alertas constantes.

Um erro comum aqui é quando os usuários respondem ao canal pensando que estão respondendo em linha a um thread. Na realidade, isso cria um tópico totalmente novo!

Melhores Práticas

Conheça a intenção: você deve sempre tentar determinar qual é a intenção do canal antes de criá-lo. É para um grande processo de negócios ou talvez para um projeto no qual você trabalhará por um longo período de tempo? De qualquer forma, saber a finalidade do canal e nomeá-lo de maneira adequada ajudará as pessoas a descobrir o melhor lugar para conversar sobre determinados assuntos.

Veja o que você posta: como um lembrete, os canais são públicos, então qualquer coisa postada lá ficará visível para qualquer pessoa que tenha acesso à equipe em que residem. Naturalmente, isso significa que você deve ter mais cuidado ao compartilhar informações do que em bate-papos privados ou em grupo.

Anúncios: Este é o caminho perfeito para que mais informações oficiais sejam compartilhadas com um grupo. Os criadores têm a capacidade de fazer um título, ajustar sua cor, adicionar uma imagem de plano de fundo e incluir um subtítulo antes de ir direto ao assunto do anúncio. Anúncios também podem ser configurados para que apenas moderadores possam respondê-los.

Dica Final

Aproveitar a Pesquisa na parte superior do aplicativo Microsoft Teams é uma parte importante do bate-papo com eficiência. Então se você se lembrar que um colaborador disse algo importante em um bate-papo do Teams de qualquer tipo, você pode digitar uma frase ou palavra-chave dessa conversa na barra de pesquisa e ver as mensagens e arquivos relacionados. (Você também pode digitar “/” ou “@” a qualquer momento para obter uma lista de comandos na caixa de pesquisa.)

Após estas dicas o Teams pode ser seu hub central de comunicação, o próximo passo natural desta evolução é a inclusão de sua intranet no Microsoft Teams. Veja 5 Benefícios de ter a sua Intranet no Microsoft Teams e como isso pode trazer impactos surpreendentes na sua comunicação.