Quando sua organização não deve utilizar usar o Microsoft Teams

O Microsoft Teams é a base da colaboração para muitas organizações, mas existem situações em que pode não ser suficiente? No artigo desta semana vamos discutir os raros momentos em que pode ser sábio não usar o Microsoft Teams para determinadas tarefas. 

O Microsoft Teams para gerenciamento de documentos

Se você conhece a estrutura subjacente ao Teams, o SharePoint é a base. E o que vemos com muita frequência é que as pessoas pegam tudo o que estão em suas unidades e despejam na biblioteca do Teams. Eles não percebem que por baixo do Teams há uma biblioteca do SharePoint para cada canal. Então agora você tem problemas com a pesquisa porque ela vai ser lenta.

No SharePoint, você tem amplo espaço para criar bibliotecas adicionais onde pode armazenar esse conteúdo. Depois de organizado, você pode mover esse conteúdo, controlar o controle de versão e bloqueá-lo para que as pessoas não possam mais editá-lo. Então, sim, essa biblioteca do SharePoint nos bastidores é o tíquete secreto para ser o mais proficiente.

O Microsoft Teams para listas

Se você adicionar uma lista a uma guia no Teams e espiar por trás da cortina, isso levará ao SharePoint. Você pode personalizar essa lista, criar fluxos de trabalho e automações em torno dela e vinculá-la a um aplicativo ou Power Automate. No entanto, você não pode ver tudo isso no Teams. No Teams, você pode adicionar ou remover informações de uma lista e pronto. Você não tem a capacidade de tornar isso mais robusto e flexível.

O Microsoft Teams para comunicação externa

Realmente depende do que a empresa implementou em termos de protocolos de segurança e o que eles permitem que seus usuários externos façam. Deve haver um equilíbrio entre manter os dados seguros e permitir que colaboradores externos façam seus trabalhos em um ambiente produtivo (mas controlado). Tudo não pode ser trancado para onde os usuários são algemados e não podem fazer seu trabalho.

Se nem todos precisarmos colaborar ao vivo, apenas compartilhe um link seguro via OneDrive. Dessa forma, temos um ou dois documentos diferentes nos quais estamos colaborando sem navegar pelo Teams. Então, acho que realmente depende de qual grau você está colaborando e se você precisa de todos os outros recursos que o Microsoft Teams oferece.

O Microsoft Teams para webinars

Às vezes é benéfico ter webinars que são muito mais estruturados e fechados, e onde você deseja ter um processo de registro. Você pode querer saber as métricas sobre quem participou de algo e qual foi seu nível de atividade. Por outro lado, você pode querer restringir quem pode ser convidado e quem pode participar. O Microsoft Teams funciona para todas essas situações.

Eles estão desenvolvendo gradualmente a capacidade de registro, mas a capacidade de limitar quantas pessoas podem se registrar ainda não funciona. Não quero 2.000 pessoas aparecendo no meu webinar. Os webinars também não estão disponíveis sob demanda. Para disponibilizar posteriormente é necessário baixar a gravação, torná-la pública e hospedá-la em outro lugar. Essa pode ser uma das desvantagens da Microsoft se concentrar na colaboração como um todo, em vez de apenas em webinars.

Veja também nosso outro artigo sobre políticas de acesso condicional no Microsoft Teams.