Práticas recomendadas para comunicação no Microsoft Teams

Com o Teams também atuando como um hub para outros aplicativos e serviços do Microsoft 365, ele realmente se torna um balcão único para os usuários fazerem seu trabalho sem ter que navegar por vários aplicativos. 

Então, vamos entrar nisso e descobrir tudo o que o Teams tem a oferecer quando se trata de comunicação e colaboração!

Bate-papo do Microsoft Teams

Quando estiver no bate-papo, você pode trocar mensagens, iniciar uma chamada de voz ou vídeo e compartilhar sua tela. Então, vamos dar uma olhada em alguns dos cenários em que você pode usar o bate-papo e como fazer isso da maneira certa.

• Bate-papo individual : inicie um bate-papo privado com um usuário específico. Para fazer isso, selecione Novo bate – papo no topo da sua lista de bate-papo e comece a digitar o nome da pessoa com quem deseja conversar.
• Bate – papo em grupo : inicie uma conversa privada com um grupo selecionado de usuários digitando os nomes de todos os usuários que deseja incluir no bate-papo e clicando na seta para baixo para criar e nomear o bate-papo.
• Bate-papo em um canal : Se você iniciar um bate-papo em um canal, todos que tiverem acesso ao canal poderão ver a mensagem. Isso é ótimo para anúncios gerais. Para obter ainda mais visibilidade, use @mention para enviar ping para todos no canal e certifique-se de que recebam o memorando.
• Bate-papo em uma reunião : Cada reunião que você agendar no Microsoft Teams também inclui um componente de bate-papo que pode ser encontrado no topo da lista de bate-papo, ao lado do título da reunião. Solte links e outras informações relevantes que você deseja compartilhar com todos na reunião.
• Bate-papo com usuários externos : um usuário não precisa fazer parte da sua organização para bater papo com você no Teams. Desde que você tenha permissão para bater papo com usuários externos e que o usuário externo tenha uma conta do Teams, você pode simplesmente criar um Novo bate-papo (Ctrl + N) e digitar o endereço de e-mail do usuário.

Configurações de bate-papo do Microsoft Teams

Quem não gosta de se divertir conversando?  

Gerencie as políticas de mensagens no Microsoft Teams e permita que os usuários compartilhem emoticons, GIFs, adesivos e memes para iluminar a sala de bate-papo, por assim dizer. 

Você pode querer considerar se seus usuários devem ter o poder de editar ou excluir mensagens enviadas, ver quem leu suas mensagens ou enviar mensagens urgentes e notificações prioritárias.  

Você pode controlar quais recursos de mensagens estão disponíveis para os usuários brincando com as configurações de sua política global (para toda a organização) ou criar políticas de mensagens personalizadas e atribuí-las a usuários ou equipes específicos.  

Portanto, para saber mais sobre como ajustar as configurações de bate-papo do Teams, verifique a documentação oficial da Microsoft sobre o assunto .  

Compartilhamento de arquivos do Microsoft Teams

O compartilhamento de arquivos por bate-papo no Microsoft Teams é ótimo! Isso porque todos os arquivos da sua equipe são armazenados em um só lugar – a guia Arquivos:

Então, a qualquer momento, posso voltar ao meu bate-papo com Patty e ver nossos arquivos compartilhados. Incrível, certo?

Assim, você provavelmente está se perguntando onde os arquivos estão realmente armazenados. Bem, não procure mais:

Todos os arquivos que compartilho com Patty são armazenados em meu OneDrive for Business e vice-versa.

Adicionar e compartilhar arquivos no Microsoft Teams

A guia de arquivos é um ótimo tópico para abordar depois de lidar com o bate-papo. Compartilhar documentos e colaborar no trabalho é uma grande parte do ambiente de trabalho moderno.

Arquivos é bastante simples – você pode ver todos os seus arquivos e downloads, e os de sua equipe ‘/ canais’.

Agora você também pode adicionar um serviço de armazenamento em nuvem ao Teams, incluindo:

• Caixa
• Dropbox
• ShareFile
• Google Drive

Portanto, asta clicar em Arquivos no lado esquerdo do aplicativo, selecionar Adicionar armazenamento em nuvem e escolher seu serviço de armazenamento em nuvem na lista.

Adoro que esse novo recurso permita que você integre ainda mais serviços e ferramentas de terceiros. Você tem que entregá-lo à Microsoft – eles reconhecem que o objetivo principal é fazer o trabalho, independentemente das ferramentas que você escolher usar.

Como marcar uma reunião do Microsoft Teams

Por fim, o último é usar equipes para definir e gerenciar reuniões.

Assim, você tem a opção de visualizar sua agenda no aplicativo Teams:

Mas não é nada de especial, certo? O que amamos é a opção de criar uma reunião para todos os membros de sua equipe:

A reunião agendada aparece no canal:

Assim, todos os membros agora estão cientes da reunião e podem adicioná-la a seus próprios calendários.

Como participar de uma reunião do Microsoft Teams

Então, quando chegar a hora de comparecer à reunião, existem algumas maneiras de chegar lá:

• Agenda : se uma reunião já estiver em sua agenda, você pode entrar nela diretamente. Basta navegar até o Calendário no lado esquerdo de Equipes, encontrar a reunião desejada e clicar em Participar .
• Link direto : você pode ingressar na reunião clicando no link direto, que pode ser encontrado no convite por e-mail recebido quando a reunião foi agendada. Se você tiver o aplicativo Teams instalado, ele será aberto automaticamente. Caso contrário, o link abrirá o Teams em seu navegador. 
• Participar do bate-papo: quando uma reunião começa, ela aparece no topo da sua lista de bate-papo. Encontre a reunião e clique em Participar . 
• Junte-se a um canal: Se a reunião estiver sendo hospedada em um canal, você pode entrar ali mesmo! Você também poderá ver o conteúdo relacionado e quem já está na reunião.
• Ligue para: Dificuldades técnicas? Não se preocupe. Junto com o link direto, você encontrará um número de telefone e uma ID de conferência que permitirá acessar a reunião por telefone. 

Você pode encontrar mais tutoriais do Microsoft Teams como este em nosso blog, portanto, certifique-se de conferir todos os dias.